○鳥栖・三養基地区消防事務組合文書規程
昭和63年11月1日
訓令第7号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 所掌事務(第6条・第7条)
第3章 帳簿(第8条・第9条)
第4章 文書の収受(第10条―第13条)
第5章 文書の処理(第14条―第23条)
第6章 施行及び発送(第24条―第31条)
第7章 整理及び保存(第32条―第37条)
第8章 雑則(第38条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、本組合の文書事務の取り扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。
(用語の意義)
第2条 この規程における用語の意義は、次のとおりとする。
(1) 文書 本組合において収受し、施行し、又は保管するすべての文書、図面、写真、電磁的記録(電子方式、磁気的方式その他の方式で作られた記録をいう。以下同じ。)等をいう。
(2) 課 鳥栖・三養基地区消防事務組合消防本部組織に関する規則(昭和47年規則第2号)及び鳥栖・三養基地区消防事務組合消防署組織に関する規程(昭和58年訓令第1号)に基づく課及び署をいう。
(平19訓令9・一部改正)
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
(文書の区分)
第4条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき条例とするもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定に基づき規則とするもの
(2) 公示文
ア 告示 一定の事項を公式に広く一般に公示するもの
イ 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知せしめるもの
(3) 令達文
ア 訓令 庁内一般又は特定課若しくはこれらの職員に対して一定の事項につき命令するもの
イ 内訓 訓令で機密に属するもの
ウ 指令 上申、伺、願等に対して意思を表示するもの
(4) 一般文書
ア 対内文書 本組合の課相互において収発する一般文書
イ 対外文書 上記以外の一般文書
(平19訓令9・一部改正)
(公文例)
第5条 文書の公文例は、別に定める。
第2章 所掌事務
(平19訓令9・改称)
(総務課長の職務等)
第6条 総務課長は、本組合における文書事務を統括するとともに、各課の長に対し、文書事務について必要な措置を求めることができる。
2 各課の長は、常に当該課の文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう努めなければならない。
(平19訓令9・一部改正)
(文書主任)
第7条 各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、各課の庶務担当係長をもって充てる。
3 文書主任は、当該課における次の各号に掲げる事項を掌理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の処理に関すること。
(3) 文書の整理に関すること。
(4) 文書の保管及び引継ぎに関すること。
(5) その他文書処理に関し必要なこと。
(平19訓令9・一部改正)
第3章 帳簿
(総務課備付帳簿)
第8条 文書取扱いのため、総務課に次の帳簿を置く。
(1) 法規公示令達番号簿 様式第1号
(2) 特殊文書等授受簿 様式第2号
(3) 切手受払簿 様式第3号
(平19訓令9・一部改正)
(各課備付帳簿)
第9条 文書取扱いのため、各課に次の帳簿を置く。
(1) 収発簿 様式第4号
(2) その他必要な帳簿
(平19訓令9・一部改正)
第4章 文書の収受
(文書の配布区分)
第10条 本組合に到達した外来文書は、総務課において受領する。ただし、郵便料の未納又は不足の文書については、公務に属するものに限り料金を納付し、これを受領することができる。
(1) 特殊取扱いに係る郵便(現金書留、書留、簡易書留、特別送達等をいう。)、重要な物品等は、特殊文書等授受簿に登載し、受領印を徴する。
(2) 電報、速達郵便は、その余白に受付印(様式第5号)、受領時刻を記入し、速やかに所管課へ配布する。
(3) 前各号に掲げる文書以外のものは、そのまま所管課に配布する。
3 第1項の規定により受領した文書のうち、封筒等の記載事項からは配布先が明らかでないものは、開封のうえ処理するものとする。
(平19訓令9・一部改正)
(文書受領の特例)
第11条 次に掲げる文書は、前条の規定にかかわらず所管課が直接受領することができる。
(1) 定例又は軽易な文書で一時に多数を受領する文書
(2) 所管課に持参された文書又は職員が出張先等で受領した文書
2 電子メール及びファクシミリによる文書は、総務課又は所管課において受信し、その内容を速やかに確認し、所管課に配布又は転送するものとする。
(平19訓令9・一部改正)
(数課関連文書の配布)
第12条 2以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。その関係の度合を定めがたいとき、又は異例に属するものは、総務課長がその配布先を定めるものとする。
(至急文書の取扱い)
第13条 総務課長は、特に消防長の至急閲覧を必要と認める文書は、所管課に配布する前に、消防長の閲覧に供しなければならない。
第5章 文書の処理
(収受処理)
第14条 文書主任は、配布を受けた文書には受付印を押し、収発簿に登載した後、担当者に配布しなければならない。
2 文書主任は、配布を受けた文書でその所管に属しない文書を受理したときは、直ちに総務課に返付しなければならない。
(1) 案内書その他これらに類する軽易な文書
(2) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
4 所管課において受信した電子メール等による文書については、その電磁的記録の内容を速やかに確認し、前3項の規定の例により処理するものとする。
(平19訓令9・一部改正)
(要供覧収受文書)
第15条 収受した文書は、上司の閲覧に供しなければならない。
(1) 重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの
(2) 処理について長期の時日を要すると認められるもの
(他の課に関係のある収受文書)
第16条 収受文書が2以上の課に関係あるときは、写しの配布又はその他の方法によりこれを関係課に通知しなければならない。
(文書の記号及び番号)
第17条 文書には、課ごとに文書記号及び文書番号をつけなければならない。
2 文書番号は、当該文書を収受し、又は発送する順序に従い、会計年度ごとに付するものとし、同一事案については、完結に至るまで同一番号を用いなければならない。ただし、事案が2年度以上にわたる場合は、後年度において更新するものとする。
(平19訓令9・一部改正)
(事務の処理)
第18条 事務を処理するには、文書をもって処理しなければならない。ただし、急を要するものは、口頭又は電話で処理し、重要な事項についてはその要領を摘記し、本章の規定に準じて処理するものとする。
(1) 文書は、原則として1事案につき1起案とすること。
(2) 起案に当たっては、その理由を簡明に記載し、必要な場合は、関係法規その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付すること。
(3) 対内文書には職名を用い、氏名、敬称等は省略すること。
(平19訓令9・一部改正)
(決裁の順序)
第20条 起案文書は、係員回議のうえ、上司の決裁を受けなければならない。
(議案等の決裁)
第21条 組合の議決、同意又はこれに報告を要する文書は、起案用紙所定の欄に「議案」と朱書し、総務課の審査を経た後に、管理者の決裁をうけなければならない。
2 条例、規則、規程等の制定改廃に係るものは、起案用紙所定の欄に「例規」と朱書し、総務課の審査を経た後に、管理者の決裁を受けなければならない。
3 重要な案件又は秘密若しくは急を要する文書は、起案用紙所定の欄に「重」又は「秘」若しくは「急」と朱書し、上司の決裁を受けなければならない。
(合議の順序)
第22条 起案文書のうち他課に関係ある事項については、原則として、所管係長の意思決定を受けた後、順次直属上司の意思決定並びに関係課長の合議を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。
2 前項の場合において、その事項が2以上の課の所管に属する事務に関するものであるときは、あらかじめ関係課と十分協議して起案しなければならない。
3 合議を受けた文書は、速やかにこれを処理しなければならない。
4 合議案に対して意見が合致しないときは、課相互間にあっては消防長の決裁をうけなければならない。
(起案文書の変更)
第23条 起案文書を廃案又は内容を変更するときは、合議先の課に再度合議しなければならない。
2 既決文書を廃案又は内容を変更するときは、前項の例により処理し、再度上司の決裁を受けなければならない。
(平19訓令9・一部改正)
第6章 施行及び発送
(決裁済文書の取扱い)
第24条 上司の決裁を経た文書は、起案者において決裁年月日を記入し、次に掲げる文書は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 法規文、公示文、令達文については、総務課において各種別ごとに暦年による順次番号を付し、法規公示令達番号簿に記帳すること。
(2) 法規文及び令達文については、所管課で原議書の写しを作成し、原議書は、直ちに総務課に送付しなければならない。
(3) 公示文については、原議書の写しを総務課に送付しなければならない。ただし、公示文のうち法規文に準ずるものについては、前号の規定を準用する。
(4) 議案文書については、第2号の規定を準用する。
(平19訓令9・一部改正)
(浄書、校合)
第25条 施行を要する文書は、所管課において浄書し、校合しなければならない。
(平19訓令9・一部改正)
(文書の発信者名)
第26条 対外文書は、管理者その他職務権限を有する者の職氏名をもって発信しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、事案の内容又はあて先により、消防長名又は課長名を用いることができる。
(平19訓令9・一部改正)
(公印)
第27条 施行文書(電子メール等による文書を除く。)には、公印を押して起案文書に契印しなければならない。ただし、軽易な文書には、公印及び契印を省略することができる。
2 前項の規定にかかわらず、対内文書については、原則として公印及び契印を省略するものとする。
(平19訓令9・一部改正)
(対外文書の発送)
第28条 対外文書の発送は、所管課で行うものとする。ただし、電子メール等による文書の発送は、その利用について相手先との合意がある場合に限り行うことができる。
(平19訓令9・一部改正)
(郵送文書の発送)
第29条 郵便を要する文書は、総務課に送付しなければならない。ただし、直接郵便物発送事務を取り扱う課においては、当該課において取り扱うものとする。
2 前項の郵送は、料金後納に係る郵便は、料金後納郵便差出票により、郵便切手に係る郵便は、切手受払簿に登載のうえ発送しなければならない。
(対内文書の発送)
第30条 対内文書は、所管課にて配布するものとする。
(平19訓令9・一部改正)
(文書の完結)
第31条 施行を終わった起案文書には、施行年月日を記入しなければならない。
(平19訓令9・一部改正)
第7章 整理及び保存
(保存上の注意)
第32条 文書は常に整理し、重要なものは、非常災害時に際して支障がないようあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(未処理文書の整理及び保存)
第33条 未処理文書は、担当者において一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理)
第34条 完結文書は、所管課において次の各号によって編さんし、所定の位置に整理保管しなければならない。
(1) 文書は、一部を除きすべて会計年度ごとに編さんし、同一事件で数年にまたがるものは、その事件終了の年度に総合し、他の事件に関係するものは、その関係の最も深いものに編さんし、その旨を明記しておくこと。
(2) 文書は、完結年月日の順に上から下に編さんすること。
(3) 完結文書には、表紙及び背表紙を付し、簿冊の名称、文書番号、所管課名等を記入すること。
(4) 簿冊の厚さは10センチメートルを限度として編さんしなければならない。ただし、紙数の多少によって数年分を合冊して編さんすることができる。
(平7訓令5・平19訓令9・一部改正)
(文書の保存区分)
第35条 完結文書の種別及び保存期間は、特に定めのあるもののほか、別表第1のとおりとする。
2 保存期間は、処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年によるものは、翌年1月1日から起算する。
(平19訓令9・一部改正)
(文書の借覧)
第36条 文書を借覧しようとするときは、保存文書借覧簿(様式第7号)により所管課長の承認を受けなければならない。
(平7訓令5・平19訓令9・一部改正)
(廃棄処分)
第37条 保存期間が終了した文書は、消防長の決裁を経て次により処分しなければならない。ただし、1年保存文書に属するものは消防長の決裁を省略することができる。
(1) 文書の廃棄をなすときは、廃棄の履歴を残し処分しなければならない。
(2) 廃棄する文書で他人の名誉信用にかかわるもの、秘密に属するもの又は公印、収入証紙、その他他に転用されるおそれがあるもの等は、それぞれ焼却若しくは他に利用できないように措置して処分しなければならない。
2 保存年限を経過しない文書でも保存の必要がないと認めた文書は、前項の手続を経て廃棄することができる。
(平19訓令9・一部改正)
第8章 雑則
(平19訓令9・追加)
(補則)
第38条 この規程に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、昭和63年11月1日から施行する。
附則(平成7年訓令第5号)
この訓令は、平成7年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第9号)
この訓令は、平成19年7月1日から施行し、第8条第1号(様式第1号)の規定は平成20年1月1日から、第8条第2号(様式第2号)及び第9条第1号(様式第4号)の規定は平成20年4月1日から施行する。
附則(平成23年訓令第34号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1(第35条関係)
(平7訓令5・平19訓令9・平23訓令34・一部改正)
第1種(永久保存)
1 条例、規則、告示、公告、訓令及び通達の原議及び関係書類
2 議会の会議録、議決等議会に関する重要な書類
3 組合及び消防本部(署)の沿革に関する重要な書類
4 組合職員の進退、賞罰、身分等の人事に関する重要な書類
5 契約書等組合の権利義務に関する重要な書類
6 事務引継に関する重要な書類
7 不服申立て及び訴訟等に関する重要な書類
8 調査、研究、統計等に関する重要な書類
9 財産の取得、管理又は処分に関する重要な書類
10 組合債及び借入金に関する重要な書類
11 工事関係書類で特に重要なもの
12 歳入歳出決算書
13 台帳、原簿等で重要な書類
14 表彰に関する書類で重要なもの
15 申請、届出等に対する許可、受理等に関する重要な書類
16 前各号のほか、永年保存の必要がある重要な書類
第2種(10年保存)
1 査察結果報告、勧告及び同意等に関する書類
2 収入支出に関する重要な帳簿及び諸票
3 その他永久保存以外の文書又は資料で比較的重要と認められ後年の参考に必要なもの
第3種(5年保存)
1 消防長会、消防協会関係書類
2 調査、研究、統計等に関する書類
3 報告、証明等に関する重要な書類
4 文書の収受、発送に関する重要な書類
5 前各号のほか5年保存の必要があるもの
第4種(3年保存)
1 勤務日誌、業務日誌等に関するもの
2 調査統計、報告、証明等に関する書類
3 文書の収受、発送に関する帳簿
4 照会、回答その他重要な往復文書に関するもの
5 前各号のほか3年保存の必要があるもの
第5種(1年保存)
1 軽易な照会、回答、願、伺、届等の書類
2 第1種から第4種までに属しないもの
(平19訓令9・一部改正)
(平19訓令9・一部改正)
(平19訓令9・旧様式第7号繰上)
(平19訓令9・旧様式第8号繰上・一部改正)
(平19訓令9・旧様式第9号繰上・一部改正)
(平7訓令5・一部改正、平19訓令9・旧様式第10号繰上・一部改正)
(平7訓令5・旧様式第14号繰下、平19訓令9・旧様式第15号繰上)
